Błędy księgowe mogą kosztować firmę nie tylko pieniądze w postaci kar i odsetek, ale także czas i nerwy związane z korektami i wyjaśnieniami z urzędami. Przedstawiamy najczęstsze pomyłki popełniane przez przedsiębiorców oraz sposób, jak ich unikać.
Błąd 1: Niewłaściwe dokumentowanie wydatków
Jednym z najczęstszych błędów jest brak odpowiedniej dokumentacji dla kosztów uzyskania przychodu. Paragony z nieczytelną treścią, brak opisów na dokumentach czy zgubione faktury to problemy, które mogą uniemożliwić rozliczenie kosztów.
Jak unikać: Zawsze żądajcie faktury VAT zamiast paragonu, jeśli to możliwe. Opisujcie dokumenty od razu po otrzymaniu, wskazując cel gospodarczy wydatku. Twórzcie kopie zapasowe ważnych dokumentów.
Błąd 2: Mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi
Używanie firmowej karty do prywatnych zakupów lub odwrotnie to częsty problem, szczególnie w małych firmach. Może to prowadzić do problemów podczas kontroli skarbowej.
Jak unikać: Prowadźcie osobne konta bankowe i karty płatnicze dla firmy. Jeśli już dojdzie do pomyłki, niezwłocznie udokumentujcie ją i wprowadźcie odpowiednie korekty.
Błąd 3: Opóźnienia w przekazywaniu dokumentów
Przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego w ostatniej chwili utrudnia prawidłowe rozliczenia i może prowadzić do opóźnień w płatnościach VAT czy ZUS.
Jak unikać: Ustalcie regularny harmonogram przekazywania dokumentów, np. raz w tygodniu. Wykorzystajcie platformy online do bieżącego przesyłania faktur.
Błąd 4: Błędna klasyfikacja transakcji
Nieprawidłowe przypisanie kodu PKWiU, wadliwe rozróżnienie między usługą a towarem lub błędna stawka VAT to problemy, które mogą skutkować korektami deklaracji.
Jak unikać: W razie wątpliwości konsultujcie się z księgowym przed wystawieniem faktury. Twórzcie szablony dla powtarzających się transakcji.
Błąd 5: Zaniedbanie terminów płatności
Nieterminowe płatności ZUS, VAT czy podatku dochodowego generują odsetki i kary. Niektórzy przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy z nadchodzących terminów.
Jak unikać: Prowadźcie kalendarz podatkowy z wszystkimi terminami. Korzystajcie z przypomnień automatycznych. Upewnijcie się, że macie środki na koncie z odpowiednim wyprzedzeniem.
Błąd 6: Nieprawidłowe rozliczanie kilometrówki
Błędy w ewidencji przebiegu pojazdu, brak odpowiednich opisów tras czy nieprawidłowe stawki to częste problemy przy rozliczaniu kosztów używania samochodu.
Jak unikać: Prowadźcie szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu na bieżąco. Dokumentujcie cel każdej podróży służbowej. Stosujcie aktualne stawki kilometrówki.
Błąd 7: Lekceważenie drobnych transakcji
Bagatelizowanie drobnych wydatków lub przychodów może prowadzić do istotnych rozbieżności w rocznych rozliczeniach.
Jak unikać: Dokumentujcie wszystkie transakcje, bez względu na kwotę. Nawet drobne wydatki mogą się sumować do znaczących kwot w skali roku.
Błąd 8: Brak kopii zapasowych
Utrata dokumentacji księgowej przez awarię komputera, pożar lub zalanie to sytuacje rzadkie, ale niosące katastrofalne skutki.
Jak unikać: Regularnie twórzcie kopie zapasowe dokumentów. Korzystajcie z rozwiązań chmurowych. Przechowujcie kopie w różnych lokalizacjach.
Podsumowanie
Większości błędów księgowych można uniknąć przez wprowadzenie prostych procedur i regularną współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym. Nasze biuro oferuje nie tylko bieżącą obsługę księgową, ale także szkolenia i doradztwo, które pomogą Państwu uniknąć kosztownych pomyłek. Zapraszamy do kontaktu!